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文章 28.05.19

职场心法- 残剑

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文章 28.05.19

职场心法- 残剑

本期编辑出题「会计三宝」,本为介绍我们会计从业员日常工作的必需品。笔者即时想到「咖啡、鸡精、尼古丁」三大提神之物,却都是不该推介的东西,也不想吓跑所有想入行的年青人。现今科技发达,辅助会计核数工作的神兵利器不少,想其他博文也会有所涉猎。本篇别走蹊径,介绍笔者从业多年的自家内功心法,虽未臻大成但自觉已甚为受用,希望能对年青读者有所启发。

戒急用忍

这是将《易经》乾卦的第一爻「潜龙勿用」推而展开的感悟。未有足够实力而轻忽冒进 (俗点说是叻唔切),往往糊里糊涂的阵亡。即使肯定自己对某项目是游刃有余,也都不用在老板公布安排前抢着来做。所谓枪打出头鸟,过早的锋芒毕露只会令他人感到威胁,也会令众人的注意力集中在自己身上。凡事顺利固然理想,出了岔子时就会份外显眼,压力大增。

入行初期,应保持低调和接受任何工作安排,既不推辞也不夺帅;默默耕耘,将精力和经验不断累积。同时也要不断观察自身的成长进度和留意外面的机会,觑准时机一击即中,以收一鸣惊人之势效。适合自己发挥所长的好机会,一生不会遇到很多,胡乱出招只会让对手早早摸清自己的斤两;让人乘虚而入。

《草庐经略》卷三〈远略〉有云:「非必取不出众,非全胜不交兵。缘是万举万当,一战而定,国无遗寇,勋无与匹」。职场如战场,要与竞争者较劲,必须有周详计划,眼光放远,保留实力,谋定后动。很多成功的例子,当事人都只是把握和利用到一两个机会,出击即中。 〈远略〉又说:「务远略者,不以小胜而喜,不以小败而忧,不以小利而趋,不以小害而避」,简单来说,就是定下远大清晰的目标和练成心坚志毅的忍功,心无窐碍的向它迈进。

当成就地位奠定,一切就好办得多了。老板会乐于委我们以重任,同事和客户也自然投下信任一票,喜欢和我们一起工作。 「桃李不言,下自成蹊」大概就是这个境界了。

终日干干,夕惕若厉

此句出自《易经》乾卦的第三爻,全句为「终日干干,夕惕若厉,无咎」。此爻原来的意思是:君子要时刻为众人服务,贡献自己,直至生命的终结。除此之外,我们要时刻保持危机感,直到睡前仍作自我检讨和警惕,随时做好准备以应付突如其来的变化。

我将「终日干干」作些许调较以用于职场上,解作我们要尽己所能做好份内的工作,同时好好装备和提升自己的能力,逆流迎难而上。我们不但要在初出茅庐时要养成这种工作态度,即使到了中层甚至管理层时,仍须继续保持。这和已故「苹果教主」乔布斯在史丹福大学演讲时的金句 Stay Hungry, Stay Foolish 如出一辙。自知不知,从不放软手脚,直到攀上事业高峰时仍孜孜不倦地力求上进,过程将会非常刻苦,却是步向成功的不二法门。

当事业有所进展,崭露头角之时,年青人容易被胜利冲昏头脑,意气风发不可一世。虽有说是成功非侥幸,可每次当我获得升迁加薪之时,都总会提醒自己,我所做到的并不是怎样了不起的事;现在之所以更上层楼极目远方,只因站到巨人的肩膀上罢了。巨人,就是在我们事业途上曾经扶助过我成长的人。他们有能力扶助我们,也就当然可以随时把我们从肩膀上抖下来。我们切忌以为今天的成就只是一己之力的成果,需知自满之心滋长就会变得不听忠言、目中无人,亢龙有悔已是太迟。

顺逆有时,危机住住在我们戒惧之心减弱的时候悄悄到来,以致深陷险境时才猛然知觉。所以我们须居安思危,小心翼翼地巩固眼前的小成就,检讨以往的不足,谦恭勤恳地向下一目标迈进。

Go an Extra Mile

驱车远游到达原计划的地方,路却未尽。此时心想,不若向前多驶一哩路看看有什么?多走一哩当然要多耗一点燃油,但走过这一哩外,却发现有更美好的风光。在职场上不怕蚀底,多走一步,所得回报可能意想不到。

有个小伙子在单车店当学徒,有客人把单车拿来送修。小伙子除了将车修好,还在夜里把车子油漆剥落的地方重新上漆,又抹得漂亮如新。其他学徒笑他多此一举,后来客人将单车领回去的第二天,小伙子就被挖角到客人的公司上班,薪俸待遇三级跳。

有人力资源顾问批评现在的年青人比较看重个人主义,面试时已经想着要 work-life balance,被要求加班工作时则锱铢必较,先问补水安排。较为偏激者更有强迫症的想法:「又唔系佢做,梗系用到你尽啦」、「渠夜走系应该,渠搵几多我地搵几多呀」… 但大家有否想过,大多数的老板在成为老板之前,是如何建立起自己的事业?然后又如何守住事业并将规模扩张?如果当时他们怕蚀底,不肯将金钱和青春投资在公司里,今天又如何让大家都有工作?

想出人头地原来这么简单,「吃点亏」就可以了?非也,是要配合上面第二法则,「终日干干」地「吃亏」和自我鞭策才可;如小伙子被挖角后变得自满自大,仍然注定要失败的。职场上是逆水行舟,从来没有原地踏步这回事,不进步的人只有被淘汰的命运。专业会计和审计一向在东方社会被视为后勤工作,并不能直接为客户带来收益,因此只为应付税务机关和其他监管机构的要求而做。会计核数服务近年有「抢烂市」的情况出现,甚或割喉式的减价战,因而牵虑到从业员的收入和发展机遇。因此事务所的老板现在都 Go an Extra Mile,尝试在传统的会计相关服务之中为客户增值,发展多元市场,以避免在减价洪流中没顶。

既然事业有成的老板都要Go an Extra Mile,基础未稳的打工仔们更不能只求完成考试取得专业资格之后便停下脚步。初试啼声之时,如果我们只专注做好份内工作,不肯离开自己的 comfort zone 去尝新和迎接挑战,那么我们将只长期留在同一位置,无法上位。在事务所里,老板对同事工作的安排除了考虑我们现有的工作量,也必会考虑我们的能力和他们自己对某些同事的喜好。因此有时会出现分工不匀的情况,笔者也曾有几年时间终年忙碌,甚至在婚假期间时也在家中工作,和团队紧密联系。

旁人眼中我只是个工作狂,不懂婉拒排山倒海的工作量,但我却甘之如饴。工作量增加只是表症,实际上我已得到快速成长和不断表现自己的机会,比别人更快得到老板的注意和信任。也就是说,他们已比其他人超前半步了。不要以为挨义气哽工作纯是损己利他的行为,一切的付出都会点滴累积成自己的经验,谁也抢夺不去。


总结

上面所述的自我修练,必须同时进行:装备自己和静候机会(戒急用忍),机会到来再一战而定,奠定地位建立威信;同时不辞劳苦(Go an Extra Mile),以战养战地透过工作不断提升(终日干干),还要不断反省总结经验(夕惕若厉)。无论修为如何,都不须与人处处比较;每人所走的路不同,际遇也不尽相同。际遇不在我们掌握之内,因此不用挂虑,只管专注提升,突破自己即可无咎。若起精进心,是妄非精进。若然心不起,精进无有涯。转档加油,顺着前路多走一哩吧!!

文章 17.05.19

核数师的犁庭扫穴? - 残剑

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文章 17.05.19

核数师的犁庭扫穴? - 残剑

一般商人开展业务时,都会首先扩阔客源,令营业额及利润增长;待根基稳固,生意发展到一定规模,企业管治及内控都需要加强配合。在零售、餐饮、电影院等销售点和现金交易多的行业,由人为错误或欺诈舞弊引起的账目混乱风险较高,内部监控和管理政策都非常重要。例如金饰铺会在每天开铺及收铺时进行存货盘点,超市食肆在打烊后会进行现金盘点等,都是透过恒常动作去尽可能减低现金及存货的损失。核数师的审计工作之中,也有一种比较特别的程序,就是审击审计 (或称不通知审计,surprise audit / non-notice audit)。

突击审计是指在执行审计之前,将一切审计的细节例如审核范围和日期时间保密,被审计的单位不被通知或只接获很短时间的通知。执行突击审计的目的是使被审计单位或其人员在事前不知情的情况下配合审计工作,没有时间去覆核财务资料;不论是粗心大意或存心弄虚作假都会无所遁形,令核数师掌握和了解到企业内部监控程序是否有效实施。这种审计程序对调查怀疑盗窃和造假账等违纪行为尤为有效。

常见的突击审计范围,由于客户方财务部门只有很短时间准备协调工作和打印报表等,一般进场进行的审计程序都会比较简单直接但具针对性。例如一个钟表店的突击审计,除了现场监督现金和存货盘点外,还可以把当天的销售纪录和发票覆印本携走,接着比对一下会计软件上的纪录,即可得知账目有否被乱调,以及电脑系统是否正常运作。

笔者曾参与过的突击审计是这样的:某集团经营煤矿开采业务,财务总监在覆核煤矿开采量与重型机械的燃油和零件损耗情况时,发现其成本效益比预算低很多;因而怀疑矿场中部份闲置机械曾被挪用到集团以外的其他矿场。我们建议以半年度考察为名,偕高管人员到矿场作一次突击巡查。我们到埗后在当地后勤办公室稍作停留后,立即开赴矿场进行固定资产盘点。

由于矿场面积不小而机器都相当笨重,因此如有挪用情况,我们相信作弊人士应未能赶及安排这些器械从别处即时「归还」。进场后,我们从矿场管工处取得固定资产明细表,与集团总部的纪录作个比对核实;然后在管工带领下,逐一盘点散落在矿场各处正在工作的重型机械。完成后,又视察当日煤矿的产量和销售流程,再取得采购燃油、润滑油和机器零件等消耗品的单据回去分析。

整个过程其实和一般的年末盘点差不多,也没有惊险刺激的镜头。虽然我们的突击审计程序引起了一点混乱,矿场管工和当地的财务人员也没有不合作或措手不及的表现,我们的突击审计也顺利完成。据是次观察所得,矿场运作确有需要改善之处,但没有证据显示机器资产有被挪用的情况,集团高管也舒一口气。这个经验也让我们更了解客户在矿场实地的业务,对准备年末审计十分有用。

笔者经验只是一次小规模的突击审计。在比较大型的审计,核数师一般会向客户管理层预先说明,我们是会不定期进行对子公司和分销点等的突击审计,而且未必会在每次「行动」之前预先通报。虽然每次突击审计都会对客户方各级员工和业务造成影响,但其审计结果对公司了解业务流程和内部监控的不足、从而加以改善都起到很大作用;因为「预防胜于治疗」,防患未然总好过亡羊补牢,所以此审计程序从来未被忽视。

文章 17.05.19

寻梦? – 残剑

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文章 17.05.19

寻梦? – 残剑

今期本来同之前一样,跟住编辑姐姐俾出个题去写;但动笔当日面书俾「追梦阿彦」洗版,又睇到好多会计师及行外朋友讨论,于是就改左个题,借呢个版位趁一下热闹。

是咁的…

会考九优状元、中大QFN毕业入职会计师楼做analyst、五年升到经理级(估计年收入超过半球),外人看似天之骄子、前途无限慨阿彦转行揸巴士呢个决定,对笔者同好多朋友嚟讲真系好震撼。阿彦话,揸巴士系渠既梦想,钱可以几时搵都得,梦想就应该趁青春冇包袱时去追逐。讨论区同面书上都有好多人讲嘢,有人话渠够勇、有人话渠太天真、有人话呢个只系九巴慨宣传噱头,其实阿彦入去系做MT (即系好似老麦咁,要去分店做几年先有得上写字楼)。呢个话题爆在对比好大:九巴车长平均年纪47岁而阿彦只系行年26;入职巴士车长慨要求唔高(唔识揸车都得,同埋应该无要求本科生学历)而阿彦好明显系over-over-quali。

俾个赞!!

笔者毕业到而家只系打过一份工,但以前都有做过唔同行业慨暑期工,全部同会计无关。我好认同阿彦所讲,年轻人应该见识多D唔同慨嘢,趁后生搵到自己最想做D乜就好快D试,一个career溜溜长,钱系搵唔晒慨。喺香港,够胆追梦慨人好少,连梦都冇慨人反而认真多。喺呢个拜金慨氛围下,呢类故事确实系振奋人心,令我哋知道呢个地方慨人仍然系有血有肉有灵魂慨,并唔系一班日日唔见阳光慨丧师。因此阿彦同渠慨故事除咗新闻价值之外,仲有多一层意义,呢个赞渠真系当之无愧。

现实系…

奈何香港地始终都好现实 (会计师更甚),对揸巴士兴趣盎然之余,笔者预期阿彦嚟紧需要面对同解决几个切身问题:
1.    早更未天光就开车,夜更好迟返屋企,以后仲有机会要轮通宵更;喺返工时间上同返写字楼比较真系有辣有唔辣。尤其系阿彦已经喺会计师行升到经理,对于工作同时间安排理应可以享受到比刚入行时多一点慨弹性;而家就要睇住个更表返工,规律有余但自主性近乎零;
2.    承上,星期日同公众假期都有机会要轮班,对于家庭同社交生活会有一定影响;
3.    职业无分贵贱、行行出状元呢D只系说话只能用于自慰(喺香港地呢一点真系so sad but so true),落到老兰睇下辣妹们觉得揸巴士定系揸宾士「型棍」(引用阿彦网志字眼)?到要谈婚论嫁时,九优沙纸、梦想巴士都唔摆得落肚喎,收入大缩水,够唔够组织同维持一头家?
4.    职业司机容易患上某些职业病,尤其要小心关节、腰背、肾功能等高危位。

我唔知道渠想揸几耐巴士(渠本人都话未知),讲到尾渠都系正式返咗工几星期,后生仔对呢份工慨兴趣同热诚可以维持几耐真系冇人话得埋(如对阿彦或其他年青朋友有所冒犯,敬请见谅)。阿彦又话当揸巴士系working holiday,呢件事对好多香港人嚟讲本身都已经系一个梦,一个机会成本好高慨梦。

笔者识得几个朋友去过澳洲working holiday,一年之后返到嚟,个个都话好难搵到工。而做猎头慨朋友就话,渠哋慨client对啱啱去完working holiday慨求职者系完全唔会考虑。以返回会计行业为例,苦读三年得到慨专业知识,只需丢低一年就可以完全落后于人,状态需要加倍时间同努力去挞返着;俾着你系老细会唔会因为佢好型棍、会追梦而请一个对上一份工系完全冇关系慨candidate?定系拣个由小型行跳出嚟希望转入中型或大型行,已经暖好身打好底慨candidate?第二,老细会谂,渠去得一次working holiday,会唔会请咗佢做做下唔知几时渠又想去多次?呢个社会系咁现实同残忍架啦,都话咗so sad but so true;但试吓易地而处,各位年青朋友应该都会明白雇主们慨睇法。

去 / 唔去?

最后笔者呢几位朋友都要好似初入行一样回到起跑线上从新开始,事业上系蚀咗几年,仲系相当重要慨几年。所以阿彦自己都话,追梦本身系非常之咁奢侈(再一次重申,喺香港地嚟讲一定系),虽然渠都鼓励大家试吓(话好爽喎),笔者就会劝年青朋友们谂清谂楚先好做。笔者个人专讲中庸:事业同梦想,都唔瞓身投入去做,义无反顾到唔为其他事情预留空间。我哋人人都有好多各色,唔需要每个角色都做到满分,但都唔好有一个角色完全留白呀。

阿彦已经表明唔会回到金融行业;如果以后有机会喺九巴投身管理层,就可以自身慨专业知识结合前线工作经验继续服务,仲有机会继续亲近最喜欢慨巴士,呢个追梦慨故事就会相当完美。各位年青朋友,你会唔会系下一个阿彦呢?

文章 17.05.19

入会流程小知识 – 残剑

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文章 17.05.19

入会流程小知识 – 残剑

笔者有幸在一所中型会计师行工作,对于员工培训和踏上专业会计师之路的过程中都有相当完善的配套。当年笔者参加考试时,除了试前的温习休假外,在完成所有考试后都可得到一笔过的 “奖励”,可以帮补部份考试费、补习费和购买参考书的开支。入职时公司已经安排了一位经理作为 “辅导员”,三年后申请加入英国和香港会计师公会时,都是找这位经理 “签经验”。

由于签经验的公会会员需要在学生员会计头三年里密切跟进该学生会员的进度,公会规定每位会员只能辅导八位学生会员。不论是否直接由校园招聘,未取得专业资格的同事都被分配到各位经理同事 “名下”,一直跟进至完成所有考试及储满足够工作经验时申请入会。由于有八位名额的规定,公司有一套完整纪录以保证每位小同事都有资深同事 “照顾”,配套安排算是相当完善。

各公会都有规定,如果学生会员有转工跳槽的情况,必须在每个工作单位内任职超过某段时间(例如半年或一年) 才能计入三年的工作经验里,入职后三年内曾经转工或打算转工的朋友需要留意。但反过来说,如果有心在会计行业发展的话,差了三数个月的经验总能在往后日子补足(例如实际工作了五六年才凑得足三整年经验),毋须过份计较;当收到一份对事业发展有利的聘书时,实在不用考虑现职会否“蚀” 了工作月份。而且三年内转工的次数也不应该很多,不赘。反之,若打算三年后会离开会计专业,这三年更应 “安份守己” 不要胡乱转工,以免进一步推迟凑足三年经验所需的时间。

笔者所在的公司对每位员工每星期所交的工作时数明细(Timesheet) 都有电脑纪录,因此即使自己“大头虾” 忘记存档,申请入会时或离职前仍能取得这个纪录,用以综合在过去数年里曾参与过的项目,以及该些项目涉及的专业知识范畴。由于不是每间公司都有这种支援,新朋友们记紧要好好保存这些纪录,以免他日申请入会时才搜索枯肠。

有了这个 “签经验” 的制度,就分出了两个 “等级” 的人,即辅导员和学生会员。由于辅导员一般都是学生会员的上司,所以亦时有听闻某些小型公司 (包括会计师行和其他企业) 在签经验时诸多留难或借故 (或无理) 拖延。这种做法主要是辅导员认为和学生会员站在利益冲突的对立面,担心同事成为新晋会员之后会要求升职加薪甚或萌生去意,对于小企业而言可能影响不小。另外亦担心 “多个香炉多只鬼”,同事取得专业资格后必然成为直接和自己争饭碗的人。

其实当同事完成了专业试,又在公司里拼搏了一段日子,心水清者即使未正式入会成为专业会计师,也会照样提出升职加薪的要求,信奉“人性本恶”的这班老板们未免太傻太天真。再者现在资讯何等发达,只要遭受留难的同事将经历放到网上,以后公司对毕业生和年轻人的吸引力必会大减,也不是老板们所乐见。

活动 01.01.17

2017 港专趣谈行业参观 – 会计业

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活动 01.01.17

2017 港专趣谈行业参观 – 会计业

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2015 深井潮桥街坊会慈善盘菜宴

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活动 01.01.15

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2015 香港复康会慈善粤剧赞助

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2015 长洲行山活动

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活动 01.01.15

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活动 01.01.15

2015 公司春茗

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活动 01.01.15

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